En ¿Qué necesito para comenzar una importación? explicamos que todo empieza con la proforma. Acá vamos un paso más adelante: qué pasa cuando la proforma llega. Porque llega, y casi siempre trae algo mal o incompleto. La diferencia entre una operación que sale limpia y una que se traba no está en tener una proforma, sino en saber leerla antes de pagar el anticipo.
Qué es (y qué no es) una proforma
La proforma invoice es la cotización formal del proveedor: describe qué te vende, en qué cantidad, a qué precio, con qué condición de entrega y de pago. Es el documento base de la clasificación arancelaria, del flete y del costeo.
Lo que no es: no es una factura comercial (esa se emite después del embarque), no es un contrato y no obliga a nadie a nada hasta que vos pagás el anticipo. Por eso el momento de corregirla es ahora, cuando pedir un cambio cuesta un mail.
El caso: una proforma de tres productos
Un cliente nuestro del rubro bienestar nos mandó esta proforma de un fabricante de Xiamen, China, para armar el costeo:
| Ítem | Cantidad | Cajas | CBM total | Precio unitario FOB | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Sillón de masajes, modelo AW-804-3A (mecanismo 2D, gravedad cero, bluetooth, carga inalámbrica) | 75 | 75 | 67,77 m³ | USD 368 | USD 27.600 |
| Masajeador de rodilla (motores vibratorios, calor, batería recargable, carga USB-C) | 500 | 50 | 1 m³ | USD 26 | USD 13.000 |
| Antifaz masajeador de ojos (calor, música, batería 1000 mAh) | 500 | 500 | 1 m³ | USD 15 | USD 7.500 |
| Total | 69,77 m³ | USD 48.100 |
Condiciones: FOB Xiamen, 30% de anticipo y 70% antes del embarque, 45 días de producción desde el anticipo.
A primera vista es una proforma prolija: tiene fotos, descripción por ítem, totales, condiciones. La mayoría de los importadores la aprobaría. Nosotros le encontramos siete cosas.
Lo que estaba bien
Empecemos por lo que sí sirve, porque no es poco:
- Incoterm definido: FOB Xiamen. El proveedor entrega la carga a bordo en su puerto y el flete lo manejamos nosotros. Es exactamente lo que recomendamos pedir.
- Puerto de origen claro. Xiamen tiene salidas regulares a Buenos Aires; con eso ya se puede cotizar flete y tiempos.
- Volumen total en CBM: 69,77 m³. Es el dato que define el flete. Y nos dice algo más: entra en un contenedor de 40’ High Cube (76 m³). Toda la operación va en un solo contenedor completo, sin consolidar.
- Descripción decente del producto principal. El sillón viene con modelo, mecanismo, funciones, conectividad. Con eso el despachante puede empezar a clasificar.
- Cantidades, precios unitarios, moneda, condiciones de pago y plazo de producción. Todo presente.
Lo que faltaba, punto por punto
1. No hay peso
Ni neto ni bruto, en ningún ítem. Para el flete marítimo en contenedor completo el volumen manda, pero el peso se necesita igual: para el despacho, para la declaración, para el costeo (hay conceptos que se prorratean por peso) y para saber si el contenedor no supera el límite de carga. Se resuelve con: peso neto y bruto por ítem y total, o directamente el packing list.
2. Dos productos con batería de litio, y ningún MSDS
El masajeador de rodilla y el antifaz llevan batería recargable adentro. Eso los convierte en mercadería peligrosa a efectos del transporte, aunque el producto sea un antifaz. La proforma no lo menciona, y el cliente tampoco lo había pensado. Sin el MSDS de la batería, la naviera no acepta la carga, no se puede cerrar el flete y el despachante no puede prever la clasificación completa. Se resuelve con: MSDS de cada producto con batería, emitido por el fabricante de la batería o del producto.
3. Un dato técnico sin completar
En el masajeador de rodilla la descripción dice “Long Lasting Rechargeable Battery (MAH)” y no dice cuántos mAh. Es un campo que el proveedor olvidó llenar en su plantilla. Parece un detalle, pero la capacidad de la batería importa para el MSDS, para la clasificación y para saber si el producto puede viajar por aire si algún día hace falta una reposición urgente. Se resuelve con: ficha técnica del producto.
4. El sillón necesita ficha técnica
Es un producto eléctrico, con bluetooth y carga inalámbrica. Para clasificarlo con certeza y anticipar intervenciones (seguridad eléctrica, por ejemplo) hace falta más que la descripción de la proforma: potencia, tensión, normas con las que cumple. Se resuelve con: ficha técnica y certificaciones del fabricante.
5. Volúmenes que no cierran
Dice que 500 cajas de antifaces ocupan 1 m³. Y que 50 cajas de masajeadores de rodilla, también 1 m³. Es físicamente imposible: 500 cajas en un metro cúbico son cajas de 12 cm de lado. El proveedor puso un número redondo para que la línea no quede vacía. Si el volumen real es 5 m³ en vez de 1, capaz el contenedor de 40’ HC ya no alcanza. Se resuelve con: packing list con dimensiones y peso por bulto.
6. El total en letras está mal
Abajo del total (USD 48.100) la proforma dice, en letras, “thirty-four thousand five hundred”. Es un resto de otra proforma que el proveedor no actualizó. Un banco puede observarlo al momento de girar el anticipo, y en el despacho una inconsistencia entre número y letras genera consultas. Se resuelve con: pedir la proforma corregida. Nunca pagar sobre un documento con dos totales distintos.
7. Detalles administrativos
Dirección del comprador vacía, “Xiame” en vez de Xiamen, y una proforma con fecha de más de un año. Ninguno frena nada solo, pero los tres juntos hablan de un documento que nadie revisó. Y el más importante es la fecha: una proforma vieja es una cotización que probablemente ya no es válida. Se resuelve con: proforma reemitida, con fecha vigente, datos completos del comprador y validez explícita.
Qué le pedimos al proveedor
Todo esto se resolvió con un solo mail al proveedor, que respondió en dos días con la proforma corregida, el packing list, las fichas técnicas y los MSDS. Recién con eso armamos el costeo de importación: cada ítem con su posición arancelaria, sus derechos y su parte del flete.
Con la proforma original el costeo hubiera salido igual de prolijo y hubiera estado mal: con un volumen que no era, sin el recargo por carga peligrosa y sin las intervenciones del sillón.
Checklist para mandarle a tu proveedor
Cuando te llegue la proforma, verificá esto antes de aprobar nada. Lo que falte, pedilo en el mismo mail:
- Incoterm explícito, idealmente FOB o EXW, con puerto de origen.
- Descripción completa por ítem: modelo, material, función, características técnicas.
- Peso neto y bruto, por ítem y total.
- Volumen en CBM, por ítem y total, y que los números tengan sentido.
- Packing list o al menos dimensiones y peso por bulto.
- ¿Algún producto tiene batería, químicos, aerosoles o inflamables? → MSDS.
- Ficha técnica de productos eléctricos, maquinaria o cualquier cosa con dudas de clasificación.
- Totales coincidentes en número y en letras.
- Datos del comprador completos y correctos.
- Fecha vigente y validez de la cotización.
- Condiciones de pago y plazo de producción claros.
Si tu proforma pasa esta lista, está lista para clasificar y costear. Si no, corregirla ahora cuesta un mail. Corregirla después cuesta días de demora, recargos o una carga que no embarca.