La pregunta más común que recibimos de alguien que quiere importar por primera vez es “¿por dónde empiezo?”. Y la respuesta es menos glamorosa de lo que parece: no empezás moviendo plata ni reservando un contenedor. Empezás juntando cuatro o cinco documentos que le dan a tu despachante lo necesario para decirte, con números, cuánto te va a costar la mercadería puesta en tu depósito.
Esta nota es ese punto de partida. Qué documento pedir, a quién, qué tiene que decir y para qué sirve cada uno.
Antes que nada: el proveedor
Parece obvio, pero es el primer bloqueo real: sin proveedor no hay proforma, y sin proforma no hay nada. Muchos importadores tienen claro el producto pero no tienen todavía una fábrica que lo cotice en serio.
Si ese es tu caso, no es una traba. Con nuestra oficina propia en China identificamos fabricantes, pedimos cotizaciones comparables y, cuando hace falta, inspeccionamos la fábrica en origen antes de que definas con quién trabajar. El servicio de desarrollo de producto y proveedor existe justamente para que llegues a la proforma con un proveedor que ya fue validado.
Y del lado tuyo, un requisito administrativo: para nacionalizar mercadería a tu nombre necesitás estar inscripto como importador ante ARCA y Aduana. No frena el análisis previo (el costeo se puede hacer sin estar inscripto), pero conviene iniciarlo en paralelo para que no sea el cuello de botella cuando la carga ya está en el agua.
1. La proforma: el documento que arranca todo
La proforma invoice (o factura proforma) es la cotización formal del proveedor. No es una factura comercial ni compromete un pago: es el documento que describe qué te va a vender, cómo y en qué condiciones. Es el punto de partida de toda la operación, porque de acá salen la clasificación, el flete y el costeo.
Una proforma que sirve para trabajar tiene que incluir:
- Descripción de cada producto — lo más específica posible: material, uso, modelo, marca. “Herramienta” no sirve; “amoladora angular eléctrica 850 W, disco 115 mm” sí.
- Cantidad y precio unitario por ítem, con la moneda.
- Peso neto y bruto total y, si se puede, por ítem.
- Volumen total en metros cúbicos (CBM) — es lo que define el flete.
- Puerto de origen — Shanghai, Ningbo, Shenzhen, Qingdao… cambia el costo y los tiempos.
- Incoterm — la condición de venta. Acá va una recomendación concreta.
- Condiciones de pago, plazo de producción y validez de la cotización.
Qué incoterm pedir: FOB o EXW
El proveedor muchas veces ofrece cotizar CIF (“puesto en Buenos Aires, ya con flete y seguro”). Suena cómodo, pero te deja sin control: no sabés cuánto margen le carga al flete, no elegís naviera ni forwarder, y ante cualquier problema logístico dependés de él.
Por eso recomendamos pedir la proforma en FOB (el proveedor entrega la carga a bordo en el puerto de origen y vos manejás el flete) o EXW (la retirás en fábrica y vos manejás todo desde ahí). En los dos casos el flete lo cotizamos nosotros, con nuestro propio servicio de flete internacional, y vos ves cada costo por separado. Para consolidar pedidos de varias fábricas, EXW más logística en origen suele ser la combinación más eficiente.
Si el proveedor solo cotiza CIF, pedile que abra el flete en un renglón aparte. Si no quiere, ya es un dato.
Una proforma real casi nunca llega completa. En Cómo leer una proforma invoice: un caso real tomamos la de un cliente y mostramos, punto por punto, qué le pedimos al proveedor antes de costear.
2. La clasificación arancelaria del despachante
Con la proforma en mano entra el despachante de aduana. Su primer trabajo es clasificar cada producto de la proforma: asignarle la posición arancelaria (NCM, Nomenclatura Común del Mercosur) que le corresponde.
Esa posición no es un trámite: define cuánto pagás de derechos, qué tasas aplican, y si el producto tiene intervenciones de otros organismos (seguridad eléctrica, ANMAT, SENASA, INTI, etc.) o licencias que hay que gestionar antes de que llegue la carga. Dos productos que parecen iguales pueden tener posiciones distintas y una diferencia de derechos que cambia completamente el negocio.
Por eso la descripción de la proforma importa tanto: el despachante clasifica con lo que la proforma dice. Si dice poco, va a pedir más información. Y ahí aparece el siguiente documento.
3. La ficha técnica (especificaciones)
Muchas veces la proforma no alcanza para clasificar con certeza. Ahí se pide al proveedor una ficha técnica o technical specification sheet: composición, material, potencia, capacidad, dimensiones, función principal, si tiene componentes electrónicos, batería, motor, etc.
Es especialmente necesaria en:
- Maquinaria y equipos — la función define la posición.
- Productos eléctricos y electrónicos — potencia, tensión, si tiene conectividad.
- Textiles — composición exacta de la tela.
- Químicos, cosméticos, alimentos — fórmula o composición.
- Productos “híbridos” — cuando no está claro si es un mueble, un electrodoméstico o un juguete.
Un buen proveedor la tiene lista y la manda en el día. Si no la tiene, también es un dato sobre el proveedor.
4. El packing list
El packing list (lista de empaque) detalla cómo viene físicamente la carga: cantidad de bultos, qué contiene cada uno, dimensiones y peso por bulto, y el total. Muchos proveedores lo incluyen directamente en la proforma o lo mandan junto.
Para la etapa inicial es útil porque confirma el volumen y el peso que el flete necesita para cotizar bien, y detecta a tiempo si la carga entra en un contenedor completo o va como carga consolidada (LCL). Más adelante, es documento obligatorio para el despacho.
5. El MSDS: cuando la carga es peligrosa
Si lo que importás incluye baterías de litio, químicos, pinturas, adhesivos, aerosoles, perfumes, productos inflamables o cualquier mercadería considerada peligrosa, hay un documento que no puede faltar desde el minuto uno: el MSDS (Material Safety Data Sheet, u hoja de seguridad del material).
El MSDS lo emite el fabricante y describe la composición, los riesgos, la clase de peligrosidad y las condiciones de transporte y almacenamiento. Sin él:
- La naviera o la aerolínea no acepta la carga.
- No se puede definir el modo de transporte (hay cargas que no pueden ir por aire).
- No se puede cotizar el flete, porque la carga peligrosa paga recargos y a veces requiere embalaje especial.
- El despachante no puede completar la clasificación ni prever intervenciones.
El caso más común es el que menos se espera: cualquier producto que trae batería de litio adentro (herramientas inalámbricas, luces, juguetes, dispositivos electrónicos) entra en esta categoría. Si tu producto tiene batería, pedí el MSDS junto con la proforma.
Con esto, recién ahora, el costeo
Con la proforma clasificada, la ficha técnica si hizo falta, el volumen confirmado y el MSDS si corresponde, tenemos todo lo necesario para armar el costeo de importación: el cálculo del costo real de la mercadería puesta en tu depósito, ítem por ítem, separando costo real de desembolso de caja.
Ese número es el que decide si el negocio cierra o no, y tiene que estar antes de pagar. Lo explicamos en detalle en Qué es un costeo de importación (y por qué define si el negocio cierra). Y si querés ver todo el proceso de punta a punta, la guía paso a paso para importar desde China sigue desde acá.
Checklist para tu primera importación
Antes de escribirle a tu despachante, revisá que tenés:
- Un proveedor definido (o el pedido de que lo busquemos).
- Proforma con descripción, cantidades, precios, peso, volumen (CBM), puerto de origen e incoterm FOB o EXW.
- Ficha técnica de los productos que puedan generar dudas de clasificación.
- Packing list o, al menos, dimensiones y peso por bulto.
- MSDS si hay baterías, químicos o cualquier carga peligrosa.
- Trámite de inscripción como importador iniciado (si todavía no lo estás).
Con eso, el costeo se arma. Sin eso, cualquier número es una estimación.